ぶろぐのあたま

大学の教授を退任して、研究所に異動されたK先生の退職記念パーティが開催される。
会場はホテルの宴会場という定番のコースである。
来賓には、副市長や副知事という方がこられ、研究室の先生方や卒業生で大盛況である。
このような大きなイベントになると、それを準備する裏方さんが大変である。
今回の場合は、研究室の先生方と秘書のみなさんがそれを担うことになる。
とくに、最も負担が大きくなるのが秘書の方、ということになる。

100名以上の方が参加される。200名くらいは、一番多くの人が会場におられた時は、カウントされたかもしれない。
懇親会費用は、もちろん必要である。今回は1万円。妥当な金額だろう。
一流ホテルの会場費、飲食代等々。先生へのお祝いの品も必要である。
来場者への引き出物のような記念品も用意されている。

懇親会費用は、基本的にすべて事前の支払いとなり、当日会場でのお支払ということはできない。
事前に支払いをしていながら、急に不参加という人もいる。
それもやむを得ないことであるが、この後処理が大変である。
これも秘書の方の負担となる。

不参加の人への対応には、いくつかの方法が考えられる。
案１：なにもしない。もちろん懇親会費用は戻ってこない。
案２：記念品を送付する。懇親会費用は戻ってこない。
案３：記念品は送付しないが、懇親会費用を戻す。
案４：記念品を送付し、懇親会費用も戻す。

さすがに案4は、懇親会費用の多くは飲食代ということであれば、考えられないこともないが、却下。
案１は、あまりにも冷たい。お祝いに参加されようとした人には失礼ではないかという意見が出てくる。
残ったのが、案２と案３である。
案2も案３も、記念品の送付、あるいは現金の送付という手間がかかる。その手間はほとんど変わらないだろう。
いずれにするか、最後はK先生の一声。ツルの一声である。
案3に決まる。
このイベントでの僕の役割であるが、一つの法人のまとめ役である。
30名以上の人が参加した。
そのなかで、4名が欠席になった。
なかには、午後からの最終講義は出席で、夜の退職記念パーティを欠席した人もいた。

秘書の方から懇親会参加費用をお返しするので、現金をお送りする住所を連絡して欲しいというメールが入る。現金封筒で返却するということだ。
送付先の住所は、現金受け取りとなると、勤務先というわけにはいかない。
自宅住所の確認が必要だ。

早速、4人の人にメールを送る。
懇親会パーティを欠席されたので、参加費用をお返しします。
つきましては、送付先住所を連絡ください。というメールである。

これは返金完了までには、時間がかかりそうだ。